Voor deelname aan het Colloquium Vervoersplanologisch Speurwerk Algemene voorwaarden

Artikel 1. Toepassing
1.1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op het door de stichting Colloquium Vervoersplanologisch Speurwerk georganiseerde jaarlijkse tweedaagse colloquium, terzake het aanbod tot aanmelding, de registratie, de betaling, de te verzorgen bijdragen en het eigenlijke colloquium.

1.2. Afwijkingen van en/of aanvullingen op deze voorwaarden zijn slechts geldig voor zover ze schriftelijk zijn overeengekomen.

1.3. Afwijkende algemene voorwaarden van een deelnemer aan het colloquium worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

1.4. In alle gevallen waar deze algemene voorwaarden onduidelijkheid opleveren beslist de stichting omtrent de tussen partijen geldende uitleg van de desbetreffende voorwaarde(n). Bij nietigheid danwel vernietigbaarheid van één van de voorwaarden, blijven de overige voorwaarden van kracht.

Artikel 2. Definities
2.1. DE STICHTING: de Stichting Colloquium Vervoersplanologisch Speurwerk.

2.2. DE DEELNEMER: de individuele participant aan het jaarlijkse colloquium.

2.3. HET COLLOQUIUM: het tweedaagse evenement georganiseerd door de stichting voor de deelnemers, jaarlijks in november.

2.4. DE COLLOQUIUMKOSTEN: het bedrag dat de deelnemer dient te betalen als deelnemer aan het colloquium. Deze kosten kunnen worden onderscheiden in een deelname met en zonder overnachting.

2.5. HET PAPER: de door de deelnemer, voorafgaand aan het colloquium, (mede) te verzorgen schriftelijk inhoudelijke bijdrage, welke tijdens het colloquium zal worden gepresenteerd.

Artikel 3. Totstandkoming van de overeenkomst
3.1. Na aanvaarding van de aanmelding door de stichting, is sprake van een overeenkomst. Mits aan de verplichting tot betaling van de colloquiumkosten en de in artikel 4 genoemde voorwaarden is voldaan, geeft deze overeenkomst recht op deelname aan het colloquium.

3.2. Door verzending van het (online) inschrijfformulier verklaart de deelnemer deze algemene leveringsvoorwaarden te kennen en te accepteren.

Artikel 4. Paper en presentatie
4.1. Deelname aan het colloquium is slechts mogelijk door (co-)auteur te zijn van een paper dat gepresenteerd wordt tijdens het colloquium. Bijdragen aan het colloquium worden door de auteurs ingediend op persoonlijke titel. Een paper moet voldoen aan de richtlijnen zoals vermeld op de website van de stichting ( www.cvs-congres.nl).

4.2. Elk paper wordt uiterlijk op de door de stichting aangegeven inleverdatum via de digitale registratieomgeving Mijn CVS ingeleverd; een paper heeft maximaal drie auteurs; elke deelnemer meldt zich persoonlijk aan (in de daarvoor door de stichting aangegeven periode); elke deelnemer verzorgt maximaal twee presentaties op het colloquium.

4.3. Alle papers dienen uiterlijk op de door de stichting aangegeven inleverdatum correct volgens de geldende richtlijnen te zijn geüpload in de digitale registratieomgeving Mijn CVS. De stichting houdt zich het recht voor te selecteren voor deelname en/of presentatie, onder andere op basis van datum van aanmelding, relatie met het thema en de kwaliteit van het paper.

Artikel 5. Annulering door de deelnemer
5.1. Annulering van de aanmelding of de overeenkomst kan tot 8 weken voorafgaand aan het colloquium geschieden, zulks uitsluitend door middel van een schriftelijke mededeling aan de stichting. Van annulering is eerst sprake indien de stichting de annulering heeft aanvaard. 

5.2. Annuleren van extra arrangementen naast de congresdeelname (zoals een hotelarrangement) is mogelijk tot 8 weken voor aanvang van het congres. Na deze datum zijn extra arrangementen niet te annuleren.

5.3. Bij annulering van de aanmelding of de overeenkomst tussen 8 en 3 weken voor aanvang van het colloquium wordt 100 euro annuleringskosten in rekening gebracht. Bij annulering binnen 3 weken voor aanvang van het colloquium is de deelnemer 100% van de colloquiumkosten aan de stichting verschuldigd.

5.4. Voornoemde bedragen is de deelnemer ongeacht de reden van annulering verschuldigd, behoudens die gevallen waarin naar het uitsluitend oordeel van de stichting sprake is van overmacht. De deelnemer is gehouden die overmacht aan te tonen op verzoek van de stichting.

5.5. Als annuleringsdatum wordt bij verzending per gewone post de datum gehanteerd van de poststempel of, bij verzending per e-mail de datum van ontvangst door de stichting.

Artikel 6. Vervanging
6.1. De deelnemer kan in zijn of haar plaats slechts een ander aan het colloquium laten deelnemen, indien de vervanger een mede-auteur is op het betreffende paper en indien de vervanging aan de stichting wordt meegedeeld voor de aanvangsdatum van de activiteit en zulks door de stichting schriftelijk is bevestigd. 

6.2. Vervanging is alleen mogelijk indien de vervangende deelnemer voldoet aan de toelatingsvoorwaarden zoals deze aan de deelname worden gesteld.

Artikel 7. Annulering, uitstel en weigering door de stichting
7.1. De stichting behoudt zich het recht voor het colloquium te annuleren of uit te stellen. De stichting verplicht zich uit- dan wel afstel uiterlijk 1 week voor aanvang aan de deelnemers bekend te maken. Bij annulering door de stichting wordt het eventueel reeds betaalde deelnemersbedrag volledig terugbetaald door de stichting, met uitzondering van in 7.6 genoemde omstandigheden.

7.2. De stichting is gerechtigd om (een gedeelte van) het colloquium op een andere plaats te doen plaatsvinden dan oorspronkelijk is meegedeeld. 

7.3. Bij wanbetaling als bedoeld in artikel 9 heeft de stichting het recht de deelnemer uit te sluiten van toekomstige deelname aan colloquia van de stichting. 

7.4. De stichting behoudt zich het recht voor om een deelnemer de (verdere) toegang tot het colloquium te ontzeggen, wanneer deze naar uitsluitend oordeel van de stichting gedrag vertoont dat een negatieve invloed heeft op de overige deelnemers en/of de verwezenlijking van de doelstelling van het colloquium. 

7.5. De stichting behoudt zich het recht voor recht om voor andere redenen dan genoemd onder artikel 7.3 en 7.4 een deelnemer (verdere) toegang tot het colloquium te ontzeggen, in welke gevallen de deelnemer recht heeft op terugbetaling van het volledige door deze aan de stichting betaalde bedrag.

7.6. Bij annulering als gevolg van onvoorziene (extreme) omstandigheden (zoals Corona) houdt de stichting zich het recht voor om de bijdrage tot deelname slechts ten dele terug te storten na aftrek van de door de stichting reeds gemaakte kosten.

Artikel 8. Aansprakelijkheid
8.1. De stichting sluit iedere aansprakelijkheid voor het niet (gedeeltelijk) doorgaan van het colloquium, het later doorgaan of het (gedeeltelijk) plaatsvinden van het colloquium op een andere locatie uit. 

8.2. De stichting sluit enige aansprakelijkheid hoe ook genaamd voor schade als gevolg van aanmelding, betaling of deelname aan het colloquium uit, voor zover zij niet volgens dwingendrechtelijke bepalingen gehouden is tot vergoeding van die schade. De deelnemer is gehouden de aansprakelijkheid en de verschuldigde betaling aan te tonen. 

8.3. De stichting aanvaardt in geval zij onverhoopt uit hoofde van aansprakelijkheid enige betalingsverbintenis heeft, slechts aansprakelijkheid tot het bedrag dat enige aansprakelijkheidsverzekering van de stichting zal uitbetalen, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico volgens de polis. Iedere verdere aansprakelijkheid wordt uitgesloten. 

8.4. Deze aansprakelijkheidsbeperking geldt niet indien er sprake is van opzet of grove schuld van de stichting. 

8.5. De stichting aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor fouten van de ten behoeve van de deelnemer ingeschakelde derde, zoals de juridische en feitelijke leiding van de locatie van het colloquium.

Artikel 9. Prijzen en facturering
9.1. Er zijn twee deelnamevarianten voor het colloquium: zonder of met overnachting. In beide varianten is inbegrepen: deelname aan het tweedaagse congres, de lunches op eerste en tweede dag, de borrel en het diner op de eerste dag, de afsluitende borrel op tweede dag, een programmaboek met de samenvattingen van de papers en online toegang tot de volledige set papers.

9.2. Bij de aanmelding dient te worden aangegeven welke variant, met bijbehorend tarief, wordt gekozen. Deelnemers van 27 jaar of jonger (peildatum 1 januari van het kalenderjaar van organisatie van het betreffende colloquium) komen in aanmerking voor een gereduceerd tarief. 

9.3. De tarieven van de varianten worden jaarlijks door de stichting vastgesteld. 

9.4. Bij betaling uiterlijk zes weken voor aanvang van het colloquium en indien alle facturatiegegevens in één keer correct zijn aangeleverd hebben deelnemers recht op een door de stichting vastgestelde korting. 

9.5. De bij de aanmelding gemaakte keuze voor de deelnamevariant is definitief op de door de stichting aangegeven uiterste aanmelddatum en kan later niet worden gewijzigd. 

9.6. De deelnemer ontvangt van de stichting een bevestiging van de aanmelding voor het colloquium alsmede een factuur. De factuur dient uiterlijk veertien dagen voorafgaand aan het colloquium aan de stichting te zijn voldaan. Indien de gehele factuur niet binnen voornoemde betalingstermijn is voldaan en ontvangen op de daarvoor door de stichting aangewezen bankrekening, behoudt de stichting zich het recht voor de deelnemer uit te sluiten van deelname aan het colloquium. De deelnemer blijft te allen tijde aansprakelijk voor nakoming van zijn betalingsverplichting. 

9.7. De deelnemer is niet bevoegd de betaling op te schorten of te verrekenen, behoudens voor zover de stichting daarvoor schriftelijk zijn toestemming verleent. 

9.8. De factuur wordt verstuurd in PDF aan het door de deelnemer opgegeven e-mailadres. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het organiseren van de betaling van de factuur.

9.9. De stichting aanvaardt geen correspondentie omtrent uitsluiting als gevolg van te late betaling als genoemd in lid 6 van dit artikel.

Artikel 10. Privacy deelnemersgegevens
Voor onze voorwaarden met betrekking tot het bewaren en verwerken van persoonsgegevens verwijzen we u naar onze privacy statement.

Artikel 11. Auteursrechten
11.1. De auteursrechten van de ten behoeve van het colloquium ingeleverde papers en tijdens het colloquium uitgevoerde presentaties liggen geheel bij de deelnemer(s) die het desbetreffende paper hebben ingeleverd en de bijbehorende presentatie hebben gehouden. De stichting kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele fouten in de deelnemersbijdragen of schending van auteursrechten van derden. 

11.2. Met het indienen van het paper geven de auteurs van het paper toestemming aan de stichting om het paper voorafgaand aan het colloquium te verspreiden onder de deelnemers en betrokkenen bij de organisatie van het colloquium en na afloop van colloquium het paper te publiceren (onder andere op haar website). 

11.3. Alle kennis en informatie die door de deelnemers tijdens het colloquium op welke wijze dan ook wordt gedeeld met andere deelnemers, valt geheel onder de verantwoordelijkheid van de deelnemers. De stichting kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele fouten in de informatie of het verspreiden van vertrouwelijke of niet-openbare informatie.

Artikel 13. Verjaring
13.1. Elk vorderingsrecht van de deelnemer jegens de stichting verjaart binnen zes maanden na afloop van het colloquium.

Artikel 14. Toepasselijk recht en geschillen
14.1. De rechtsverhouding tussen de stichting en de deelnemer is uitsluitend onderworpen aan Nederlands recht. 

14.2. Geschillen zullen uitsluitend worden berecht door de rechtbank Den Haag, tenzij dwingend recht zich tegen deze forumkeuze zou verzetten.